Короткий ответ: что такое апостиль и как его получить?
Апостиль — это официальное удостоверение подлинности подписи, статуса лица, подписавшего документ, а при необходимости — печати или штампа. Его размещают на самом документе или на прикреплённом листе. Апостиль подтверждает происхождение документа, но не достоверность его содержания и не заменяет необходимый перевод.
Если вам нужен апостиль, можно воспользоваться помощью Translate Service в его получении. Пришлите документ и укажите страну, в которой будете его использовать. Мы сообщим, какая помощь возможна, сколько она будет стоить и какой срок выполнения можно ожидать.
На каком правовом основании выдают апостиль?
Основание — Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Она ввела единый образец удостоверения, чтобы упростить использование документов за границей. В пределах действия конвенции апостиль заменяет консульскую легализацию, если конвенция действует между страной происхождения документа и страной его предъявления.
Это не означает, что апостиль нужен на каждом официальном документе, отправляемом за границу. Законодательство или международный договор могут освобождать от такого требования. Если университет или ведомство просит «документ с апостилем», уточните, относится ли требование к вашему документу и конкретной процедуре. Само участие обеих стран в конвенции ещё не означает, что удостоверение обязательно.
Что подтверждает апостиль, а чего он не подтверждает?
Апостиль удостоверяет подлинность подписи, статус подписавшего лица и, когда это необходимо, принадлежность печати или штампа. Он не подтверждает достоверность содержания документа и не гарантирует, что иностранное ведомство примет его для решения конкретного вопроса.
Важно и то, чья именно подпись удостоверена. Если апостиль стоит на нотариально заверенной копии и относится к подписи нотариуса, он подтверждает подпись и статус нотариуса, а не подпись лица, выдавшего оригинал. При подготовке комплекта проверьте, к какому удостоверению относится апостиль.
Например, апостиль на дипломе не означает автоматического признания образования или зачисления в университет. Оценка квалификации — отдельная процедура. В разъяснениях Гаагской конференции по международному частному праву — HCCH указано: удостоверяется происхождение документа, а не его содержание или юридические последствия.
Как выглядит апостиль и как узнать его на документе?
Апостиль можно узнать по заголовку «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» и десяти пронумерованным полям. Его размещают непосредственно на документе или на прикреплённом листе — аллонже.
Согласно официальному образцу HCCH, апостиль содержит:
- Поля 1–4: страну происхождения документа, фамилию подписавшего лица, его статус и указание, чья печать или штамп стоит на документе.
- Поля 5–8: место и дату выдачи апостиля, удостоверяющий орган и номер удостоверения.
- Поля 9–10: печать или штамп органа, выдавшего апостиль, и подпись уполномоченного лица.
Примеры апостиля — нажмите на фото, чтобы увеличить.
По информации Министерства иностранных дел Польши, выдаваемый им апостиль представляет собой отпечатанную наклейку с собственноручной подписью сотрудника, официальной печатью и голограммой. Удостоверения из других стран могут выглядеть иначе. Отсутствие польской голограммы само по себе не означает нарушения.
Проверьте оборот документа и прикреплённые листы. Не отделяйте удостоверение. Заголовок и расположение полей помогают распознать апостиль, но один внешний вид не доказывает подлинность. Сомнения можно уточнить в органе, который его выдал.
Что означает «документ с апостилем» и какие документы можно удостоверить?
Документ с апостилем — это документ с официальным удостоверением его происхождения для предъявления за границей. Он должен считаться официальным по законодательству страны, в которой выдан. Возможность получить апостиль ещё не означает, что он потребуется в каждой ситуации.
Категории таких документов определяет статья 1 конвенции. Польский МИД приводит, в частности, следующие примеры:
- Документы органов записи актов гражданского состояния: официальные выписки о рождении, браке или смерти, а также справки о семейном положении. В Польше такие документы выдаёт Urząd Stanu Cywilnego — USC.
- Судебные документы, включая решения и постановления, а также справки о несудимости.
- Нотариальные документы, в том числе нотариальные доверенности.
- Аттестаты об окончании школы, дипломы о высшем образовании и документы о профессиональной квалификации.
- Регистрационные документы, в том числе выписки из польского Национального судебного реестра — KRS, и административные решения.
Форма документа имеет значение. Оригинал и официально заверенная копия не всегда взаимозаменяемы в конкретной процедуре, а обычной ксерокопии для апостиля в польском МИД недостаточно. В случае частного документа апостиль может относиться к официальному удостоверению подписи, а не к содержанию самого документа.
Когда апостиль не нужен? Исключения и упрощения в ЕС
На определённые официальные документы, выданные в одной стране ЕС и предъявляемые органам другой страны ЕС, апостиль не требуется. Это предусмотрено Регламентом (ЕС) 2016/1191, который применяется с 16 февраля 2019 года. Он охватывает, в частности, документы о рождении, смерти, браке, месте жительства и гражданстве.
Освобождение не распространяется на все документы, используемые внутри Евросоюза. Например, дипломы и документы компаний не входят в сферу этого регламента. Поэтому одного членства обеих стран в ЕС недостаточно, чтобы отказаться от апостиля. Область применения объясняет Европейский портал электронного правосудия, а практические правила — портал Your Europe.
Для части документов можно получить многоязычную стандартную форму, которая помогает обойтись без отдельного перевода. Её выдаёт уполномоченный орган и прикладывает к документу: сам документ она не заменяет. В исключительных случаях принимающий орган может запросить заверенный перевод, если формы недостаточно для полного понимания содержания.
Другие освобождения могут следовать из международных договоров или законодательства страны предъявления. При этом сохраняются остальные требования конкретной процедуры. Перед заказом проверьте основание освобождения, а отдельно — требования к языку. Отсутствие обязанности получать апостиль не означает автоматического освобождения от перевода.
Кто выдаёт апостиль в Польше и куда обращаться?
В Польше апостиль выдаёт Министерство иностранных дел, а также другие назначенные органы, прежде всего для документов об образовании. Выбор зависит от вида документа и того, кем он выдан, а не от места жительства заявителя. На польских сайтах МИД обозначается сокращением MSZ — Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Распределение полномочий приведено на официальной странице MSZ. Для распространённых документов оно выглядит так:
| Документ | Куда обращаться за апостилем |
|---|---|
| Выписки USC, справки польского Национального уголовного реестра — KRK, нотариальные и судебные документы, официально заверенные регистрационные выписки | Министерство иностранных дел Польши — MSZ |
| Дипломы и приложения, выданные польскими вузами | Национальное агентство академических обменов — Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, NAWA |
| Документы, выданные школой, с предусмотренными законодательством исключениями | Куратор образования по месту нахождения школы; обращаться через соответствующее kuratorium oświaty |
| Аттестаты зрелости — matura — и другие документы окружных экзаменационных комиссий | Директор соответствующей окружной экзаменационной комиссии — OKE |
| Свидетельства и другие документы школ искусств | Министерство культуры и национального наследия |
| Определённые свидетельства, в том числе школ при польских дипломатических представительствах за границей | Министерство национального образования |
Для части документов перед обращением в MSZ требуется предварительное удостоверение, например в соответствующем суде. Это самостоятельный этап: такое удостоверение ещё не является апостилем.
Когда перед апостилем нужно дополнительное удостоверение документа?
Перед получением апостиля в MSZ предварительно удостоверяют, в частности, нотариальные и судебные документы, а также некоторые документы о медицинской квалификации. Требования зависят от вида документа и органа, который его выдал. Подробный перечень опубликован на странице MSZ об апостиле.
- Нотариальные и судебные документы предварительно удостоверяет соответствующий окружной суд — sąd okręgowy. Для судебного документа требуется удостоверение председателя компетентного окружного суда, даже если документ выдан самим этим судом.
- Определённые документы о медицинской квалификации, например дипломы специалиста или документы профессиональных медицинских объединений, перед подачей в MSZ удостоверяют в Министерстве здравоохранения.
- Дипломы мастера и ремесленные свидетельства предварительно удостоверяет Союз польского ремесла — Związek Rzemiosła Polskiego — в Варшаве.
Не стоит считать, что любой печати нотариуса или ведомства достаточно для выдачи апостиля. Предварительное удостоверение должно соответствовать процедуре для конкретного вида документа.
Сначала получите необходимое предварительное удостоверение, затем подайте заявление на апостиль в компетентный орган. Это два разных этапа: отметка суда или другого ведомства сама по себе не заменяет апостиль.
Чем апостиль отличается от присяжного перевода и что делать сначала?
Апостиль подтверждает происхождение документа, а присяжный перевод — соответствие перевода тексту, представленному переводчику. В Польше его удостоверяет уполномоченный присяжный переводчик — tłumacz przysięgły. Порядок действий зависит от того, что нужно апостилировать: исходный документ или сам перевод.
В удостоверительной надписи переводчик указывает, работал ли он с оригиналом или копией. Печать присяжного переводчика не заменяет апостиль и не превращает копию в оригинал. Не следует автоматически приравнивать польский присяжный перевод к нотариальному переводу, выполненному в другой стране: нужно проверить, какой вариант примет получатель.
Если апостиль нужен на исходном документе, обычно удобнее сначала получить его, а затем заказать перевод. Тогда переводчик получает готовый комплект. Это не означает общего требования переводить сам апостиль: согласно разъяснениям HCCH, признание удостоверения нельзя ставить в зависимость от его перевода. При этом перевод исходного документа может оставаться обязательным.
Если получатель требует апостиль на присяжном переводе, выполненном в Польше, порядок обратный: сначала делают перевод, затем получают апостиль в MSZ. В таком случае удостоверяются подпись и статус переводчика, а не подпись лица, выдавшего оригинал. Польский МИД предусматривает возможность удостоверения таких переводов.
Перед заказом уточните у получателя, какой перевод и какое удостоверение ему нужны и примет ли он перевод, выполненный в Польше. Полномочия польского присяжного переводчика можно проверить через сведения и реестр Министерства юстиции. Сначала определите состав комплекта, затем — последовательность действий: так меньше риск заказывать перевод повторно.
Как получить апостиль в Польше — подготовка, подача и получение документов?
Чтобы получить апостиль на польский документ, подготовьте документ в требуемой форме и подайте заявление в орган, уполномоченный его удостоверить. Ниже описана процедура в MSZ. У других учреждений свои формы и правила подачи.
- Проверьте требования к документу. Подготовьте подходящий бумажный экземпляр и, если необходимо, получите предварительное удостоверение до подачи заявления.
- Заполните и подпишите заявление на апостиль, указав страну назначения. Приложите подтверждение уплаты сбора либо документы, обосновывающие освобождение от него.
- Выберите способ подачи. На приём по адресу ul. Krucza 38/42 в Варшаве нужно записаться через e-Konsulat и взять распечатанное подтверждение записи. Почтовое заявление отправляют в Referat ds. Legalizacji MSZ: al. Szucha 23, 00-580 Warszawa. Адрес личного приёма не является почтовым адресом.
- Определите способ получения. При почтовой подаче MSZ возвращает документы заказным письмом по Польше, в другие страны ЕС, а также в Исландию, Лихтенштейн, Норвегию и Швейцарию. Если после подачи по почте хотите забрать документы лично, заранее согласуйте это с ведомством.
Подать заявление через представителя можно, но нужно проверить требования к подписи и полномочиям. За пределы указанной территории MSZ документы не отправляет. В таком случае уточните правила назначения получателя корреспонденции в Польше.
В NAWA форму заполняют онлайн, затем распечатывают, подписывают и передают с полным комплектом документов. Одно заполнение формы в интернете ещё не означает подачи заявления. Если выбран личный приём готовых документов, агентство сообщает дату получения.
Перед отправкой проверьте комплектность, подпись, подтверждение оплаты или основание освобождения от сбора, а также обратный адрес. Правильно подготовленный комплект снижает риск запроса недостающих документов и задержки.
Когда на иностранный документ нужен апостиль для Польши и где его получить?
Апостиль на иностранный документ нужен, если конкретная процедура требует подтверждения его происхождения, конвенция действует между страной выдачи и Польшей и нет освобождения от удостоверения. Апостиль выдаёт компетентный орган страны происхождения документа. Сам факт выдачи за границей ещё не означает, что он обязателен.
Польский MSZ не удостоверяет апостилем подпись иностранного органа, выдавшего оригинал. Найти компетентное ведомство можно в перечне HCCH. Правила подачи по почте или через представителя уточняйте непосредственно там. Ориентир — страна происхождения документа, а не гражданство владельца или язык документа.
Если конвенция не применяется, может потребоваться легализация с участием польского консула, если нет другого освобождения. Подходящий порядок уточните в польском консульском учреждении, обслуживающем страну происхождения документа.
Перевод иностранного документа на польский может быть отдельным требованием. Польское удостоверение копии или перевода не заменяет автоматически апостиль на иностранном оригинале. Сначала узнайте у принимающей организации в Польше, какая форма нужна и действует ли освобождение, и только затем заказывайте удостоверение за границей.
Сколько стоит получить апостиль?
В польском MSZ сбор за апостиль составляет 60 zł за каждый удостоверяемый документ, если нет освобождения от оплаты. Ставка опубликована на официальной странице ведомства. Это государственный сбор, а не полная цена услуги с переводом или помощью посредника.
Считают отдельные документы, а не просто страницы. За два документа в MSZ без освобождения сбор составит 120 zł. В других учреждениях правила нужно проверить отдельно: автоматически распространять ставку MSZ на все процедуры нельзя.
Возможны освобождения от сбора, в том числе в определённых вопросах образования. Как поясняет MSZ, основание нужно подтвердить документально — например, подтверждением зачисления или действующим ученическим либо студенческим удостоверением. Одного наличия диплома недостаточно для бесплатного удостоверения.
В общую стоимость могут входить предварительное удостоверение, перевод, пересылка и работа посредника. Если процессом занимается бюро переводов, попросите отдельно указать государственный сбор и стоимость его услуг. Тогда будет понятно, за что вы платите и охватывает ли предложение весь комплект.
Сколько времени занимает получение апостиля?
В MSZ апостиль можно получить во время заранее назначенного приёма; для почтовых заявлений ведомство указывает срок до 30 дней. NAWA указывает 60 дней с возможностью продления. Это время обработки документов в учреждении, а не длительность всей подготовки.
По информации MSZ, оформление во время приёма возможно, если документ не требует дополнительного удостоверения в других ведомствах. При почтовой подаче срок считают с поступления заявления в министерство, а не с отправки письма. Обратная доставка занимает дополнительное время.
В NAWA 60 дней отсчитывают с подачи и регистрации полного комплекта. Агентство предупреждает: при большом количестве заявлений проверка и удостоверение могут занять больше времени. Это не гарантия получения в определённый день.
К сроку нужно добавить ожидание записи, предварительное удостоверение, если оно необходимо, пересылку и перевод. Если университет или ведомство установили дату подачи, планируйте предыдущие этапы с запасом. Запись на приём сама по себе не означает, что апостиль уже получен.
Что означает «miejsce na apostille» на дипломе?
Надпись «miejsce na apostille» переводится как «место для апостиля». Она обозначает участок для официального удостоверения диплома для использования за границей. Сама надпись не является удостоверением, а пустое поле не делает диплом недействительным.
Такое обозначение есть, например, в образце диплома, опубликованном Радомским университетом. Апостиль не появляется автоматически при выдаче диплома: для него предусмотрена отдельная процедура по заявлению. Документы польских вузов удостоверяет NAWA в пределах указанной на её сайте компетенции.
Не заполняйте это место самостоятельно и не считайте его обязательным полем, которое нужно заполнить перед поездкой. Сначала выясните требования иностранного университета или ведомства. Если апостиль действительно необходим, подготовьте комплект для его получения.
Сколько действует апостиль, а сколько — сам документ?
Правильно выданный апостиль не имеет срока окончания действия, но сам документ может иметь ограниченный срок действия или должен быть достаточно свежим для конкретной процедуры. Апостиль не продлевает срок документа и не обновляет содержащиеся в нём сведения.
Как объясняет HCCH, апостиль нельзя отклонить только из-за его возраста. При этом получатель может потребовать более новый исходный документ, если это предусмотрено правилами процедуры.
Например, может понадобиться свежая справка о несудимости, хотя апостиль на ранее выданной справке продолжает действовать. Единого срока в три или шесть месяцев для всех документов не существует.
Апостиль связан с конкретным удостоверенным экземпляром: переносить его на новый документ нельзя. Перед повторным использованием комплекта проверьте, требуется ли свежий экземпляр. Если нужен новый документ, уточните и необходимость нового апостиля.
