Апостиль до или после перевода: что делать, если перевод уже готов

На чём нужен апостиль: оригинал, копия или перевод

Апостиль на исходном документе, нотариальной копии и удостоверенном переводе относится к разным подписям и удостоверениям. Поэтому эти варианты нельзя автоматически заменять друг другом.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, статус подписавшего лица и, когда применимо, печать или штамп. Именно такой предмет удостоверения установлен Гаагской конвенцией об апостиле.

Для выбора порядка действий нужно различать три ситуации:

• Апостиль на исходном документе. Удостоверяются подпись и печать, относящиеся к выдавшему его органу.
• Апостиль на нотариальной копии. Удостоверение относится к нотариальному действию, которым подтверждена копия.
• Апостиль на удостоверенном переводе. Удостоверяется соответствующая подпись или удостоверительная надпись, относящаяся к переводу.

Если учреждение просит документ с апостилем, уточните, какой из этих вариантов ему нужен. Иначе можно правильно оформить удостоверение, которое не решает задачу вашей подачи.

Что уточнить у получателя до заказа

До оплаты апостиля и перевода получите требования учреждения, куда будете подавать документы. Желательно — письменно и применительно к вашей процедуре.

Начните с пяти вопросов:

1. Нужен ли апостиль для этого документа и этой подачи?
2. На чём он должен быть: исходном документе, нотариальной копии или переводе?
3. На какой язык нужен перевод и кто должен его удостоверить?
4. Какие части комплекта необходимо перевести: основной текст, приложения, оборот, дополнительные отметки?
5. В какой форме принимают результат: бумажный документ, электронный файл, оригинал или копию?

Укажите страну выдачи документа и страну его использования. Документ на русском языке мог быть выдан в разных государствах — язык сам по себе не определяет порядок его оформления.

Необходимость апостиля проверяйте отдельно от необходимости перевода. Для некоторых документов и ситуаций действуют освобождения от удостоверения; они описаны, в частности, в инструкции МИД Польши.

Если апостиль требуется на исходном документе

Когда получатель требует исходный документ с апостилем и перевод всего комплекта, сначала оформите апостиль. Затем передайте переводчику документ вместе с появившимися отметками и приложениями.

Порядок работы для такого случая:

1. Подготовить требуемый экземпляр документа.
2. Выполнить необходимые для него предварительные удостоверения, если они предусмотрены, и получить апостиль.
3. Передать полный комплект переводчику.

Покажите не только лицевую сторону. Апостиль и другие отметки могут находиться на обороте или отдельном прикреплённом листе — переводчик должен видеть всё, что входит в согласованный объём работы.

Разберём на примере свидетельства. Получатель подтвердил, что ему нужны свидетельство с апостилем и перевод комплекта. Если перевести свидетельство до апостилирования, в готовом переводе ещё не будет новых отметок. После их появления придётся отдельно согласовывать, как дополнить результат.

Именно для этого сценария порядок «апостиль → перевод» помогает избежать дополнительного оформления.

Если апостиль просят именно на переводе

Сначала нужно подготовить перевод в требуемой форме, затем оформлять апостиль на относящемся к нему удостоверении. Заранее выясните, кто должен выполнить перевод и какая подпись подлежит подтверждению.

Польский МИД выделяет присяжные переводы в отдельную категорию документов и прямо указывает: апостиль нельзя проставить на ксерокопии присяжного перевода. Это условие приведено в официальной инструкции.

При этом апостиль на переводе не отменяет отдельного требования к исходному документу. Если получателю нужны оба удостоверения, последовательность необходимо согласовать для обоих документов.

Перед заказом присяжного перевода сообщите переводчику страну подачи и передайте точную формулировку требования. Также уточните, должны ли появившиеся после удостоверения отметки отражаться в итоговом комплекте.

Если вместо оригинала предлагают нотариальную копию

Использовать нотариальную копию вместо исходного документа стоит после подтверждения, что получатель принимает такую форму. Апостиль на удостоверении копии не подтверждает подпись органа, выдавшего оригинал.

Польский МИД обращает внимание на это различие в ответах на частые вопросы: в описанном там случае удостоверение относится к подтверждению соответствия копии оригиналу, а пригодность такой формы нужно проверить в стране назначения.

Получателю можно задать прямой вопрос:

Принимаете ли вы нотариально удостоверенную копию с апостилем на нотариальном удостоверении или требуется апостиль на исходном документе?

Такое уточнение поможет согласовать конкретный вариант до обращения к нотариусу.

Пять ситуаций: что делать с апостилем и переводом

Следующий шаг зависит от того, какие документы уже подготовлены и что именно требует получатель. Найдите свою ситуацию в таблице и начните с указанного уточнения.

Если перевод уже готов, начните обращение в бюро с описания того, что изменилось. Приложите требование учреждения и покажите имеющийся результат — это позволит обсуждать конкретную работу, которую осталось выполнить.

Нужно ли заново переводить документ после апостиля

Появление апостиля само по себе не означает, что весь перевод нужно переделать. Сначала проверьте, можно ли использовать готовый текст и как оформить недостающую часть.

Если вопрос только в новых отметках, спросите переводчика о возможности дополнения. Уточните, как оно будет связано с первоначальным переводом и примет ли получатель такой комплект. Заранее рассчитывать, что достаточно перевести один отдельный лист, не стоит.

Другой результат может понадобиться, если:

• учреждение требует иной вид удостоверения перевода;
• перевод выполнен с копии, а для подачи нужен перевод с предъявленного оригинала;
• исходный документ заменили новым экземпляром;
• имеющийся перевод не соответствует требованиям по языку или составу.

Передайте исполнителю точное замечание получателя. Формулировка «перевод не подходит» не объясняет, что требуется исправить.

Самостоятельно дописывать текст, заменять страницы или присоединять листы к удостоверенному переводу не следует. Способ оформления согласуйте с переводчиком.

Перевод со скана и перевод с оригинала: что проверить

Отправить скан для оценки стоимости и получить перевод с предъявленного оригинала — разные задачи. Уточните, какой исходный материал указан в удостоверении вашего перевода.

В Польше статья 18, пункт 2 закона о профессии присяжного переводчика предусматривает указание, выполнен ли перевод с оригинала, перевода или копии, а также сведений об удостоверении исходного материала.

Поэтому начните с удостоверительной надписи на готовом переводе. Затем сопоставьте её с требованием учреждения: есть ли там условие о предъявлении оригинала и переводе именно с него?

Если такое условие есть, покажите его переводчику и спросите, как подготовить подходящий результат. По одному факту работы со сканом нельзя делать вывод, что перевод обязательно непригоден для любой подачи.

Для предварительного обращения в бюро можно прислать изображения документов и описать задачу. Необходимость предъявления оригинала согласуйте до оформления окончательного результата.

Как проверить, примут ли в Польше нотариальный перевод, сделанный за границей

Покажите получателю уже подготовленный перевод и уточните, соответствует ли он требованиям вашей процедуры. Одного названия «нотариальный перевод» недостаточно для ответа.

В польском контексте используется термин tłumaczenie przysięgłe — присяжный перевод. Его выполняет и удостоверяет присяжный переводчик в рамках предусмотренных законом полномочий. Статус этой профессии регулирует польский закон.

У иностранного нотариального перевода могут отличаться исполнитель, способ удостоверения и язык. Поэтому перед повторным заказом попросите учреждение уточнить:

• подходит ли язык имеющегося перевода;
• принимается ли такой способ удостоверения;
• нужен ли перевод польского присяжного переводчика;
• требуется ли предъявление оригинала;
• переведены ли все необходимые части документа.

Если комплект не принимают, попросите назвать конкретную причину. Тогда станет понятно, нужно ли заказывать другой перевод или вопрос касается только одной части оформления.

Обязательно ли переводить сам апостиль

Перевод не является условием признания апостиля по Гаагской конвенции. При этом требования к языку самого документа сохраняются. Эти два вопроса важно рассматривать отдельно.

В пунктах 304–305 руководства HCCH по применению Конвенции разъясняется: апостиль нельзя отклонить из-за языка его оформления или отсутствия перевода. Однако учреждение может требовать перевод исходного документа согласно применимым правилам.

Поэтому общий совет «апостиль всегда нужно переводить» не даёт точного ответа для вашей подачи. Так же недостаточно сказать, что наличие апостиля освобождает от перевода документа.

Если получатель просит перевести комплект вместе с отметками, уточните состав и основание этого требования. Если перевод апостиля назван обязательным условием признания самого удостоверения, попросите разъяснить требование с учётом Конвенции.

Как письменно согласовать требования к документам

Отправьте получателю один запрос с описанием документа, готового перевода и планируемой подачи. Так вы получите ответ о своём комплекте, а не общую рекомендацию.

Можно использовать этот текст:

Здравствуйте!

Для [название процедуры] я планирую подать [вид документа], выданный в [страна] органом [название].

Сейчас у меня есть [оригинал / удостоверенная копия / перевод]. Перевод выполнен [с оригинала / копии / скана — как указано в удостоверительной надписи]. Апостиль [уже оформлен / пока отсутствует].

Подтвердите, пожалуйста:

1. Требуется ли апостиль для этого документа и этой процедуры?
2. На чём он должен быть: исходном документе, нотариальной копии или переводе?
3. На какой язык нужен перевод и кто должен его удостоверить?
4. Какие страницы, приложения и отметки необходимо перевести?
5. В какой форме нужно представить комплект?
6. Если апостиль появится после готового перевода, допускается ли дополнение или потребуется новый перевод?

Прошу по возможности прислать ссылку на применимые требования.

Спасибо!

Передайте полученный ответ переводчику до начала работы. Если впоследствии изменятся документ, учреждение или цель подачи, проверьте требования заново.

Что проверить перед заказом апостиля и перевода

Заказывать оформление удобнее, когда понятны требуемый комплект и последовательность действий. Проверьте, можете ли вы подтвердить каждый пункт:

• Я знаю, куда и для какой процедуры подаю документ.
• Выяснено, требуется ли апостиль и на каком документе.
• Согласованы язык и вид удостоверения перевода.
• Понятно, нужен ли оригинал для выполнения заказа.
• Определено, какие страницы и отметки должны войти в перевод.
• Если перевод уже готов, выяснено, можно ли его использовать или дополнить.

Для вопросов по оформлению удостоверения можно обратиться к услуге апостилирования документов. В первом сообщении укажите вид документа, страну выдачи, страну подачи и то, что уже подготовлено.

Поможем согласовать перевод вашего комплекта документов

Если вы не уверены, что делать с уже готовым переводом, обратитесь в Translate Service за консультацией. Пришлите документ, имеющийся перевод и требования получателя — мы уточним объём работы и согласуем подходящий вариант оформления.

Не нужно заранее выбирать между «перевести только апостиль» и «переделать всё». Сначала разберём, какой результат нужен для вашей задачи.

Об авторе

Karolina Bałabon

Присяжный переводчик русского языка

Работает в сфере переводов с 2000 года, присяжный переводчик русского языка с 2006 года. Окончила прикладную лингвистику в Варшавском университете.

Специализируется на юридических, судебных и нотариальных переводах. Работает с русским, украинским, польским и английским языками, а также занимается вопросами апостиля, легализации и подготовки иностранных документов для использования в Польше.

Подробнее об эксперте →