Коротка відповідь: що таке апостиль і як його отримати?
Апостиль — це офіційне засвідчення справжності підпису, статусу особи, яка підписала документ, а за потреби — печатки або штампа. Його розміщують на самому документі або на прикріпленому до нього аркуші. Апостиль підтверджує походження документа, але не достовірність його змісту й не замінює необхідного перекладу.
Якщо вам потрібен апостиль, можна скористатися допомогою Translate Service в його отриманні. Надішліть документ і вкажіть країну, у якій його використовуватимете. Ми повідомимо, яка допомога можлива, скільки вона коштуватиме та на який строк виконання можна розраховувати.
На якій правовій підставі видають апостиль?
Правова підстава — Гаазька конвенція від 5 жовтня 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Вона запровадила єдиний зразок засвідчення, щоб спростити використання документів за кордоном. У межах дії конвенції апостиль замінює консульську легалізацію, якщо конвенція діє між країною походження документа та країною його подання.
Це не означає, що апостиль потрібен на кожному офіційному документі, який надсилають за кордон. Законодавство або міжнародна угода можуть звільняти від цієї вимоги. Якщо університет чи установа просить «документ з апостилем», уточніть, чи стосується вимога саме вашого документа й конкретної процедури. Самої участі обох країн у конвенції недостатньо, щоб вважати засвідчення обов’язковим.
Що підтверджує апостиль, а чого він не підтверджує?
Апостиль засвідчує справжність підпису, статус особи, яка підписала документ, і, коли це необхідно, належність печатки або штампа. Він не підтверджує достовірності змісту документа й не гарантує, що іноземна установа прийме його для вирішення конкретного питання.
Важливо також, чий саме підпис засвідчено. Якщо апостиль стосується підпису нотаріуса на засвідченій копії, він підтверджує підпис і статус нотаріуса, а не підпис особи, яка видала оригінал. Готуючи комплект, перевірте, до якого саме засвідчення належить апостиль.
Наприклад, апостиль на дипломі не означає автоматичного визнання освіти чи зарахування до університету. Оцінювання кваліфікації — окрема процедура. У роз’ясненнях Гаазької конференції з міжнародного приватного права — HCCH зазначено: засвідчення стосується походження документа, а не його змісту чи правових наслідків.
Як виглядає апостиль і як розпізнати його на документі?
Апостиль можна впізнати за заголовком «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» і десятьма пронумерованими полями. Його розміщують безпосередньо на документі або на прикріпленому аркуші — алонжі.
За офіційним зразком HCCH, апостиль містить:
- Поля 1–4: країну походження документа, прізвище особи, яка його підписала, її статус і зазначення, чия печатка або штамп є на документі.
- Поля 5–8: місце й дату видачі апостиля, орган засвідчення та номер.
- Поля 9–10: печатку або штамп органу, що видав апостиль, і підпис уповноваженої особи.
Приклади апостиля — натисніть на фото, щоб збільшити.
За інформацією Міністерства закордонних справ Польщі, апостиль, який воно видає, має вигляд друкованої наліпки з власноручним підписом працівника, офіційною печаткою та голограмою. Засвідчення з інших країн можуть виглядати інакше. Сама відсутність польської голограми не означає порушення.
Перевірте зворотний бік документа й додані аркуші. Не відокремлюйте засвідчення. Заголовок і поля допомагають розпізнати апостиль, але лише зовнішній вигляд не доводить справжності. Сумніви можна з’ясувати в органі, який його видав.
Що означає «документ з апостилем» і які документи можна засвідчити?
Документ з апостилем має офіційне засвідчення свого походження для подання за кордоном. Він повинен вважатися офіційним за законодавством країни, у якій його видано. Можливість отримати апостиль ще не означає, що він знадобиться в кожній справі.
Категорії таких документів визначає стаття 1 конвенції. МЗС Польщі наводить, зокрема, такі приклади:
- Документи органів реєстрації актів цивільного стану: офіційні витяги про народження, шлюб або смерть, а також довідки про сімейний стан. У Польщі такі документи видає Urząd Stanu Cywilnego — USC.
- Судові документи, зокрема рішення й ухвали, а також довідки про несудимість.
- Нотаріальні документи, у тому числі нотаріальні довіреності.
- Свідоцтва про закінчення школи, дипломи про вищу освіту та документи про професійну кваліфікацію.
- Реєстраційні документи, у тому числі витяги з польського Національного судового реєстру — KRS, та адміністративні рішення.
Форма документа має значення. Оригінал і офіційно засвідчена копія не завжди взаємозамінні в конкретній процедурі, а звичайної ксерокопії для апостиля в МЗС Польщі недостатньо. Щодо приватного документа апостиль може стосуватися офіційного засвідчення підпису, а не змісту самого документа.
Коли апостиль не потрібен? Винятки та спрощення в ЄС
Для певних офіційних документів, виданих в одній країні ЄС і поданих органам іншої країни ЄС, апостиль не потрібен. Це передбачено Регламентом (ЄС) 2016/1191, який застосовується з 16 лютого 2019 року. Він охоплює, зокрема, документи про народження, смерть, шлюб, місце проживання та громадянство.
Звільнення не поширюється на всі документи, що використовуються в Євросоюзі. Наприклад, дипломи та документи компаній не належать до сфери цього регламенту. Тому самого членства обох країн у ЄС недостатньо, щоб відмовитися від апостиля. Межі застосування пояснює Європейський портал електронного правосуддя, а практичні правила — портал Your Europe.
Для частини документів можна отримати багатомовну стандартну форму, яка допомагає уникнути окремого перекладу. Її видає уповноважений орган і додає до документа: самого документа вона не замінює. У виняткових випадках орган, що приймає документ, може запросити засвідчений переклад, якщо форми недостатньо для повного розуміння змісту.
Для українського документа звільнення потрібно перевіряти за відповідною правовою підставою. Зокрема, польська дипломатична служба посилається на статтю 15 договору між Україною та Польщею від 24 травня 1993 року, що передбачає прийняття охоплених ним офіційних документів без легалізації. Це не скасовує окремих вимог до перекладу чи визнання освіти: застосовність звільнення слід перевірити для конкретного документа й процедури.
Інші звільнення можуть випливати з міжнародних угод або законодавства країни подання. Водночас зберігаються решта вимог конкретної процедури. Перед замовленням перевірте підставу звільнення, а окремо — мовні вимоги. Відсутність обов’язку отримувати апостиль не означає автоматичного звільнення від перекладу.
Хто видає апостиль у Польщі та куди звертатися?
У Польщі апостиль видає Міністерство закордонних справ, а також інші визначені органи, насамперед для документів про освіту. Вибір залежить від виду документа й того, ким його видано, а не від місця проживання заявника. На польських сайтах МЗС Польщі позначають скороченням MSZ — Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Розподіл повноважень наведено на офіційній сторінці MSZ. Для поширених документів він такий:
| Документ | Куди звертатися по апостиль |
|---|---|
| Витяги USC, довідки польського Національного кримінального реєстру — KRK, нотаріальні та судові документи, офіційно засвідчені реєстраційні витяги | Міністерство закордонних справ Польщі — MSZ |
| Дипломи та додатки, видані польськими закладами вищої освіти | Національне агентство академічних обмінів — Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, NAWA |
| Документи, видані школою, з передбаченими законодавством винятками | Куратор освіти за місцем розташування школи; звертатися через відповідне kuratorium oświaty |
| Атестати зрілості — matura — та інші документи окружних екзаменаційних комісій | Директор відповідної окружної екзаменаційної комісії — OKE |
| Свідоцтва та інші документи мистецьких шкіл | Міністерство культури та національної спадщини |
| Певні свідоцтва, зокрема шкіл при польських дипломатичних представництвах за кордоном | Міністерство національної освіти |
Для частини документів перед зверненням до MSZ потрібне попереднє засвідчення, наприклад у відповідному суді. Це окремий етап: таке засвідчення ще не є апостилем.
Коли перед отриманням апостиля потрібне додаткове засвідчення документа?
Перед отриманням апостиля в MSZ попередньо засвідчують, зокрема, нотаріальні й судові документи та деякі документи про медичну кваліфікацію. Вимоги залежать від виду документа й органу, який його видав. Докладний перелік опубліковано на сторінці MSZ про апостиль.
- Нотаріальні та судові документи попередньо засвідчує відповідний окружний суд — sąd okręgowy. Для судового документа потрібне засвідчення голови компетентного окружного суду, навіть якщо документ видано самим цим судом.
- Певні документи про медичну кваліфікацію, наприклад дипломи спеціаліста або документи професійних медичних об’єднань, перед поданням до MSZ засвідчують у Міністерстві охорони здоров’я.
- Дипломи майстра та ремісничі свідоцтва попередньо засвідчує Спілка польського ремесла — Związek Rzemiosła Polskiego — у Варшаві.
Не варто вважати, що будь-якої печатки нотаріуса чи установи достатньо для видачі апостиля. Попереднє засвідчення має відповідати процедурі для конкретного виду документа.
Спочатку отримайте необхідне попереднє засвідчення, потім подайте заяву на апостиль до компетентного органу. Це два різні етапи: відмітка суду чи іншої установи сама по собі не замінює апостиля.
Чим апостиль відрізняється від присяжного перекладу та що робити спочатку?
Апостиль підтверджує походження документа, а присяжний переклад — відповідність перекладу тексту, наданому перекладачеві. У Польщі його засвідчує уповноважений присяжний перекладач — tłumacz przysięgły. Порядок залежить від того, що потребує апостиля: вихідний документ чи сам переклад.
У засвідчувальному написі перекладач зазначає, чи працював з оригіналом, чи з копією. Печатка присяжного перекладача не замінює апостиля й не перетворює копію на оригінал. Польський присяжний переклад не слід автоматично прирівнювати до нотаріально засвідченого перекладу, зробленого в Україні або іншій країні: уточніть, яку форму прийме одержувач.
Якщо апостиль потрібен на вихідному документі, зазвичай зручніше спочатку отримати його, а потім замовити переклад. Тоді перекладач отримує готовий комплект. Це не означає загальної вимоги перекладати сам апостиль: за роз’ясненнями HCCH, визнання засвідчення не можна ставити в залежність від його перекладу. Водночас переклад вихідного документа може залишатися обов’язковим.
Якщо одержувач вимагає апостиль на присяжному перекладі, виконаному в Польщі, порядок зворотний: спочатку роблять переклад, потім отримують апостиль у MSZ. У такому разі засвідчуються підпис і статус перекладача, а не підпис особи, яка видала оригінал. МЗС Польщі передбачає можливість засвідчення таких перекладів.
Перед замовленням уточніть, який переклад і яке засвідчення потрібні одержувачеві та чи прийме він переклад, виконаний у Польщі. Повноваження польського присяжного перекладача можна перевірити через відомості й реєстр Міністерства юстиції. Спочатку визначте склад комплекту, потім — послідовність дій: так менший ризик замовляти переклад повторно.
Як отримати апостиль у Польщі — підготовка, подання та отримання документів?
Щоб отримати апостиль на польський документ, підготуйте документ у потрібній формі й подайте заяву до органу, уповноваженого його засвідчити. Нижче описано процедуру в MSZ. Інші установи мають власні форми та правила подання.
- Перевірте вимоги до документа. Підготуйте належний паперовий примірник і, якщо потрібно, отримайте попереднє засвідчення до подання заяви.
- Заповніть і підпишіть заяву на апостиль, зазначивши країну призначення. Додайте підтвердження сплати збору або документи, що обґрунтовують звільнення від нього.
- Виберіть спосіб подання. На прийом за адресою ul. Krucza 38/42 у Варшаві потрібно записатися через e-Konsulat і взяти роздруковане підтвердження запису. Поштову заяву надсилають до Referat ds. Legalizacji MSZ: al. Szucha 23, 00-580 Warszawa. Адреса особистого прийому не є поштовою адресою.
- Визначте спосіб отримання. За поштового подання MSZ повертає документи рекомендованим листом у межах Польщі, до інших країн ЄС, а також Ісландії, Ліхтенштейну, Норвегії та Швейцарії. Якщо після подання поштою хочете забрати документи особисто, заздалегідь погодьте це з установою.
Подати заяву через представника можна, але потрібно перевірити вимоги до підпису та повноважень. За межі зазначеної території MSZ документи не надсилає. У такій ситуації уточніть правила призначення одержувача кореспонденції в Польщі.
У NAWA форму заповнюють онлайн, потім роздруковують, підписують і передають із повним комплектом документів. Саме заповнення форми в інтернеті ще не означає подання заяви. Якщо обрано особисте отримання готових документів, агентство повідомляє дату.
Перед надсиланням перевірте комплектність, підпис, підтвердження оплати або підставу звільнення від збору та зворотну адресу. Правильно підготовлений комплект зменшує ризик запиту відсутніх документів і затримки.
Коли на іноземний документ потрібен апостиль для Польщі та де його отримати?
Апостиль на іноземний документ потрібен, якщо конкретна процедура вимагає підтвердження його походження, конвенція діє між країною видачі й Польщею та немає звільнення від засвідчення. Апостиль видає компетентний орган країни походження документа. Сам факт видачі за кордоном ще не робить його обов’язковим.
Польський MSZ не засвідчує апостилем підпис іноземного органу, який видав оригінал. Знайти компетентну установу можна в переліку HCCH. Правила подання поштою чи через представника уточнюйте безпосередньо там. Орієнтир — країна походження документа, а не громадянство власника чи його місце проживання.
Щодо українських документів про освіту NAWA окремо застерігає: апостиль на нотаріальній заяві, доданій до диплома, не засвідчує походження самого диплома. Якщо для вашої процедури потрібне засвідчення документа про освіту, перевірте, на якому документі та чийому підписі стоїть апостиль. Це окреме питання від того, чи діє звільнення у вашій справі.
Якщо конвенція не застосовується, може знадобитися легалізація за участю польського консула, якщо немає іншого звільнення. Відповідний порядок уточніть у польській консульській установі, що обслуговує країну походження документа.
Переклад іноземного документа польською може бути окремою вимогою. Польське засвідчення копії чи перекладу не замінює автоматично апостиля на іноземному оригіналі. Спочатку з’ясуйте в установі в Польщі, яка форма потрібна та чи діє звільнення, і лише потім замовляйте засвідчення за кордоном.
Скільки коштує отримати апостиль?
У польському MSZ збір за апостиль становить 60 zł за кожен засвідчуваний документ, якщо немає звільнення від оплати. Ставку опубліковано на офіційній сторінці установи. Це державний збір, а не повна ціна послуги з перекладом чи допомогою посередника.
Рахують окремі документи, а не просто сторінки. За два документи в MSZ без звільнення збір становитиме 120 zł. В інших установах правила потрібно перевірити окремо: автоматично поширювати ставку MSZ на всі процедури не можна.
Можливі звільнення від збору, зокрема в певних питаннях освіти. Як пояснює MSZ, підставу слід підтвердити документально — наприклад, підтвердженням зарахування або чинним учнівським чи студентським квитком. Самої наявності диплома недостатньо для безоплатного засвідчення.
До загальної вартості можуть входити попереднє засвідчення, переклад, пересилання та робота посередника. Якщо процесом займається бюро перекладів, попросіть окремо зазначити державний збір і вартість його послуг. Тоді буде зрозуміло, за що ви платите та чи охоплює пропозиція весь комплект.
Скільки часу займає отримання апостиля?
У MSZ апостиль можна отримати під час заздалегідь призначеного прийому; для поштових заяв установа вказує строк до 30 днів. NAWA зазначає 60 днів із можливістю продовження. Це час опрацювання документів в установі, а не тривалість усієї підготовки.
За інформацією MSZ, оформлення під час прийому можливе, якщо документ не потребує додаткового засвідчення в інших установах. За поштового подання строк відлічують із надходження заяви до міністерства, а не з відправлення листа. Зворотна доставка займає додатковий час.
У NAWA 60 днів відлічують із подання та реєстрації повного комплекту. Агентство попереджає: за великої кількості заяв перевірка й засвідчення можуть тривати довше. Це не гарантія отримання в певний день.
До строку потрібно додати очікування запису, попереднє засвідчення, якщо воно потрібне, пересилання та переклад. Якщо університет чи установа встановили дату подання, плануйте попередні етапи із запасом. Запис на прийом сам по собі не означає, що апостиль уже отримано.
Що означає «miejsce na apostille» на дипломі?
Напис «miejsce na apostille» перекладається як «місце для апостиля». Він позначає ділянку для офіційного засвідчення диплома для використання за кордоном. Сам напис не є засвідченням, а порожнє поле не робить диплом недійсним.
Таке позначення є, наприклад, у зразку диплома, опублікованому Радомським університетом. Апостиль не з’являється автоматично під час видачі диплома: для нього передбачено окрему процедуру за заявою. Документи польських закладів вищої освіти засвідчує NAWA у межах зазначеної на її сайті компетенції.
Не заповнюйте це місце самостійно й не вважайте його обов’язковим полем, яке потрібно заповнити перед поїздкою. Спочатку з’ясуйте вимоги іноземного університету чи установи. Якщо апостиль справді потрібен, підготуйте комплект для його отримання.
Скільки діє апостиль, а скільки — сам документ?
Правильно виданий апостиль не має строку закінчення дії, але сам документ може мати обмежений строк чинності або повинен бути достатньо свіжим для конкретної процедури. Апостиль не продовжує строку документа й не оновлює відомостей у ньому.
Як пояснює HCCH, апостиль не можна відхилити лише через його вік. Водночас одержувач може вимагати новіший вихідний документ, якщо це передбачено правилами процедури.
Наприклад, може знадобитися свіжа довідка про несудимість, хоча апостиль на раніше виданій довідці продовжує діяти. Єдиного строку в три чи шість місяців для всіх документів немає.
Апостиль пов’язаний із конкретним засвідченим примірником: переносити його на новий документ не можна. Перед повторним використанням комплекту перевірте, чи потрібен свіжий примірник. Якщо потрібен новий документ, уточніть і необхідність нового апостиля.
