Сведения о выдаче апостиля подтверждает орган, который его оформил. Для проверки понадобятся реквизиты удостоверения и документ, к которому оно относится. По одному виду печати или наличию QR-кода нельзя судить о подлинности. Отсутствие записи в найденном сервисе тоже требует объяснения.
Если онлайн-сервис не дал понятного ответа, проверьте его охват и при необходимости обратитесь к выдавшему органу. В разделе о расхождении данных есть пример такого письма.
После подтверждения сведений об апостиле в Translate Service можно заказать перевод документа для подачи. Если ответ реестра непонятен, поможем сформулировать запрос выдавшему органу.
Что именно нужно проверить
Сначала стоит разобраться, что вызвало сомнение. Сведения о выдаче апостиля, подлинность исходного документа и признание образования проверяют разными способами и у разных адресатов.
Например, университет просит подтвердить уровень образования. Поиск номера апостиля не решит этот вопрос целиком. А вот расхождение в дате самого удостоверения нужно выяснять с органом, который его выдал.
Даже подлинный документ может не подойти для подачи: получателю нужен другой язык, определённый вид экземпляра или дополнительные страницы.
Что именно нужно проверить
Что нужно выяснить
Где искать ответ
Выдавался ли такой апостиль?
В компетентном органе, указанном в удостоверении
К какому документу он относится?
В реквизитах удостоверения и полном комплекте, включая соединение страниц
Подлинен ли исходный документ?
В выдавшем его учреждении, по применимой процедуре проверки
Признаётся ли образование?
В требованиях выбранной процедуры признания образования
Примут ли весь комплект?
В письменных требованиях конкретного получателя
Как найти выдавший орган
Страна и название органа указаны на апостиле. По ним можно найти ведомство независимо от ссылки, которую прислал посредник, или адреса, зашитого в QR-код.
В официальном разделе HCCH об апостиле есть каталог компетентных органов по странам. Сопоставьте название в удостоверении с каталогом, затем найдите сайт самого ведомства. Присланная ссылка может помочь в поиске, но её тоже нужно проверить.
HCCH публикует сведения о системе. Организация не выдаёт и не проверяет отдельные апостили. Вопрос о конкретном удостоверении адресуют выдавшему его компетентному органу. Единого международного реестра всех апостилей нет.
Если на фотографии не читается название ведомства, запросите качественное изображение или доступ к документам. Угадывать орган по эмблеме не стоит.
Номер документа и номер апостиля
У исходного документа и апостиля могут различаться номера, даты и подписанты. Прежде чем сравнивать два значения, определите, из каких полей они взяты и к чему относятся.
Это разделение видно в образце удостоверения HCCH. Одни поля описывают человека, подписавшего исходный документ, другие относятся к выдаче апостиля. Поэтому имя подписанта документа не обязано совпадать с именем должностного лица, оформившего удостоверение.
Данные удобно выписать в четыре группы:
Страна, указанная в апостиле, и исходный документ.
Подпись, которую удостоверяют: имя подписанта, его должность и обозначение печати или штампа на документе.
Выдача апостиля: место, дата, орган, номер, подпись и печать самого удостоверения.
Расположение апостиля и экземпляр, к которому он относится.
Такая запись поможет сопоставить сведения с ответом ведомства. Шрифт и похожая печать сами по себе не заменяют подтверждения выдавшего органа.
Если апостиль находится на отдельном листе
Фотография одного листа с апостилем может не показывать, к какому экземпляру его прикрепили. Поэтому для проверки нужен весь комплект, включая место соединения страниц.
Статьи 4 и 7 Гаагской конвенции описывают размещение апостиля на документе или прикреплённом листе и учёт выданных удостоверений. По запросу заинтересованного лица выдавший орган сверяет сведения удостоверения с данными, внесёнными при выдаче.
Если у вас только скан одной страницы, запросите изображения остальных относящихся к комплекту страниц и их соединения. Лист с апостилем должен оставаться при документе: не отсоединяйте его для сканирования и не переносите на другой экземпляр.
Когда непонятно, как соединены документы, опишите это ведомству отдельно. Укажите, какие страницы доступны, что видно в месте крепления и чего не удалось выяснить. Совпавший номер удостоверения сам по себе этот вопрос не решает.
Как понять ответ онлайн-реестра
Сервис может содержать записи только определённых органов, видов удостоверений или периодов выдачи. Прежде чем искать номер, посмотрите, какие случаи он охватывает. Иначе будет трудно понять причину отсутствия записи.
Открывайте сервис по ссылке с официального сайта выдавшего органа. В инструкции указаны нужные реквизиты, формат даты и возможные ограничения по периоду.
Если запись не найдена, этого недостаточно для вывода о подделке. Возможно, введены данные из другого поля, выбран другой орган или удостоверение вообще не входит в охват этого реестра. Причину нужно выяснять применительно к вашему документу.
Непонятный ответ сервиса сохраните и передайте выдавшему органу вместе с описанием поиска: какое поле проверяли и в чём именно обнаружилось расхождение.
Как понять ответ онлайн-реестра
Результат
Что делать дальше
Сведения совпали
Запишите, какие реквизиты подтвердились. Отдельно проверьте связь с документом и требования получателя.
Запись не найдена
Сверьте введённые данные с удостоверением и проверьте охват реестра. Если ответ всё ещё неясен, обратитесь к выдавшему органу.
Сервис не работает или его не удалось найти
Найдите контакт ведомства на официальном сайте и спросите о доступном способе проверки.
Номер или дата отличаются
Убедитесь, что не сравниваете реквизиты исходного документа с реквизитами апостиля. Опишите точное расхождение.
Есть только скан
Выясните, в какой форме выдали удостоверение, и запросите недостающие сведения о комплекте.
Электронный апостиль, реестр и PDF
PDF может быть обычным сканом бумажного документа. Формат файла ещё не говорит о том, что перед вами электронный апостиль.
e-Apostille выдают в электронной форме. e-Register служит для проверки сведений об удостоверениях. В реестре может быть запись о бумажном апостиле; от этого бумажный экземпляр не становится электронным оригиналом. По одному скану тоже не всегда можно установить исходную форму выдачи.
Доступные решения перечислены в таблице внедрения e-APP HCCH. После неё стоит проверить актуальные сведения выбранного ведомства. Наличие электронного реестра не означает, что тот же орган выдаёт e-Apostille.
Если вы получили электронный оригинал, сохраняйте исходный файл вместе с сопровождающими сведениями. Скриншот и распечатка не передают всех свойств электронной подписи. Как её проверить, уточните у выдавшего органа.
Что написать при расхождении данных
Ведомству нужен точный вопрос о замеченной разнице. Сначала убедитесь, что сравниваете одинаковые поля. Затем запишите дату проверки, официальный сервис или другой использованный канал и полученный результат. Сохраните текст ошибки или пояснения, если они появились.
Обращение можно составить так:
Здравствуйте!
Прошу подтвердить сведения об апостиле от [дата], № [номер], выданном [орган] для [вид документа].
При проверке через [официальный сервис или другой канал] получен результат: [точное расхождение либо сообщение об отсутствии записи].
Подходит ли этот способ для проверки удостоверений такого вида и периода выдачи? Как подтвердить сведения об апостиле и установить его связь с документом?
Спасибо.
Такое письмо описывает наблюдаемый факт без обвинения в подделке. Подготовьте его на подходящем для адресата языке. Контакт ведомства найдите независимо на официальном сайте. Полные документы и персональные сведения передавайте по официальному каналу и только в объёме, необходимом для ответа.
Что остаётся после подтверждения реквизитов
Совпадение с записью подтверждает проверенные сведения. Перед подачей остаются требования получателя: нужен ли перевод, какой экземпляр принимают и все ли необходимые страницы включены.
В FAQ NAWA объясняются пределы удостоверения. Апостиль не подтверждает все сведения о квалификации и не заменяет решение о признании образования или результат другой процедуры.
Если апостиль появился после готового перевода, может потребоваться перевод новых отметок. Этот случай разобран в статье о порядке апостиля и перевода.
Что сохранить после проверки
В записи должно быть видно, что подтвердилось и по каким вопросам ещё нужен ответ. Эти сведения пригодятся при следующем обращении в ведомство или бюро.
Страна и орган, выдавший апостиль.
Дата и номер апостиля отдельно от реквизитов исходного документа.
Название документа и вид доступного экземпляра.
Официальный способ проверки и его заявленный охват.
Сведения, которые совпали, отличаются или не найдены в реестре.
Оставшийся вопрос о связи апостиля с документом, если он есть.
Следующее действие, адресат запроса и ответ получателя о требованиях.
По одному слову «проверено» непонятно, сравнивали ли номер, смотрели весь комплект или получили ответ органа. Запись о пределах проверки не даст принять частичное подтверждение за окончательный ответ по всей подаче.
Перевод и подготовка документов
В Translate Service можно обратиться с описанием документа, страной его использования и результатом проверки. Обсудим перевод и подготовку комплекта, поможем определить вопросы к получателю. Расхождения в сведениях о выдаче апостиля нужно выяснять с компетентным органом: именно он подтверждает эти сведения.
Об авторе
Karolina Bałabon
Присяжный переводчик русского языка
Работает в сфере переводов с 2000 года, присяжный переводчик русского языка с 2006 года. Окончила прикладную лингвистику в Варшавском университете.
Специализируется на юридических, судебных и нотариальных переводах. Работает с русским, украинским, польским и английским языками, а также занимается вопросами апостиля, легализации и подготовки иностранных документов для использования в Польше.
