Apostille przed czy po tłumaczeniu? Co zrobić, gdy tłumaczenie jest już gotowe

Na czym ma być apostille: oryginale, kopii czy tłumaczeniu

Apostille na dokumencie źródłowym, kopii poświadczonej notarialnie i poświadczonym tłumaczeniu dotyczą różnych podpisów i poświadczeń. Nie można więc automatycznie zastępować jednego wariantu drugim.

Apostille potwierdza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca, oraz, gdy ma to zastosowanie, pieczęć lub stempel. Taki zakres wynika z konwencji haskiej o apostille.

Przed ustaleniem kolejności rozróżnij trzy sytuacje:

• Apostille na dokumencie źródłowym. Poświadczenie dotyczy podpisu i pieczęci związanych z organem, który wydał dokument.
• Apostille na kopii poświadczonej notarialnie. Dotyczy czynności notarialnej potwierdzającej zgodność kopii.
• Apostille na poświadczonym tłumaczeniu. Dotyczy odpowiedniego podpisu lub poświadczenia związanego z przekładem.

Jeżeli instytucja prosi o dokument z apostille, ustal, którego wariantu wymaga. Inaczej możesz prawidłowo uzyskać poświadczenie, które nie rozwiąże problemu w twojej sprawie.

Co ustalić z odbiorcą przed zamówieniem

Przed opłaceniem apostille i tłumaczenia uzyskaj wymagania instytucji, w której złożysz dokumenty. Najlepiej na piśmie i w odniesieniu do konkretnej procedury.

Zacznij od pięciu pytań:

1. Czy ten dokument wymaga apostille w tej sprawie?
2. Na czym ma się znaleźć: dokumencie źródłowym, kopii notarialnej czy tłumaczeniu?
3. Na jaki język potrzebny jest przekład i kto powinien go poświadczyć?
4. Które części kompletu trzeba przetłumaczyć: tekst główny, załączniki, odwrotną stronę i dodatkowe adnotacje?
5. W jakiej formie przyjmowany jest wynik: na papierze czy elektronicznie, jako oryginał czy kopia?

Podaj kraj wydania dokumentu i kraj, w którym będzie używany. Sam język nie określa jego pochodzenia ani sposobu poświadczenia. Również przy dokumencie dwujęzycznym sprawdź, które części i w jakiej formie ma otrzymać odbiorca.

Potrzebę apostille sprawdzaj osobno od potrzeby tłumaczenia. Dla części dokumentów i sytuacji obowiązują zwolnienia z poświadczenia, opisane m.in. w instrukcji polskiego MSZ.

Jeśli apostille jest potrzebna na dokumencie źródłowym

Gdy odbiorca wymaga dokumentu źródłowego z apostille i tłumaczenia całego kompletu, najpierw uzyskaj apostille. Następnie przekaż tłumaczowi dokument wraz z nowymi adnotacjami i załącznikami.

Kolejność dla tego przypadku:

1. Przygotuj wymagany egzemplarz dokumentu.
2. Uzyskaj wcześniejsze poświadczenia, jeśli są przewidziane dla tego dokumentu, a następnie apostille.
3. Przekaż tłumaczowi kompletny materiał.

Pokaż nie tylko pierwszą stronę. Apostille i inne adnotacje mogą znajdować się na odwrocie albo na dołączonej karcie. Tłumacz powinien widzieć wszystko, co wchodzi w uzgodniony zakres pracy.

Przykład: odbiorca potwierdził, że potrzebuje odpisu aktu stanu cywilnego z apostille i tłumaczenia kompletu. Jeśli przetłumaczysz akt przed uzyskaniem apostille, nowych adnotacji nie będzie jeszcze w przekładzie. Po ich dodaniu trzeba będzie osobno ustalić sposób uzupełnienia tłumaczenia.

Właśnie w takim scenariuszu kolejność „apostille → tłumaczenie” pomaga uniknąć dodatkowych czynności.

Jeśli odbiorca wymaga apostille właśnie na tłumaczeniu

Najpierw trzeba sporządzić tłumaczenie w wymaganej formie, a potem uzyskać apostille na dotyczącym go poświadczeniu. Wcześniej ustal, kto ma wykonać przekład i czyj podpis wymaga potwierdzenia.

Polski MSZ wymienia tłumaczenia przysięgłe jako osobną kategorię dokumentów i wyraźnie wskazuje, że apostille nie można nadać na kserokopii tłumaczenia przysięgłego. Warunek ten znajdziesz w oficjalnej instrukcji.

Apostille na tłumaczeniu nie znosi osobnego wymogu dotyczącego dokumentu źródłowego. Jeśli odbiorca potrzebuje obu poświadczeń, kolejność trzeba uzgodnić dla obu dokumentów.

Przed zamówieniem tłumaczenia przysięgłego podaj tłumaczowi kraj złożenia dokumentów i przekaż dokładne brzmienie wymogu. Ustal też, czy adnotacje dodane po poświadczeniu mają zostać uwzględnione w końcowym komplecie.

Jeśli zamiast oryginału proponowana jest kopia notarialna

Użycie kopii poświadczonej notarialnie zamiast dokumentu źródłowego warto wybrać dopiero po potwierdzeniu, że odbiorca ją akceptuje. Apostille na poświadczeniu kopii nie potwierdza podpisu organu, który wydał oryginał.

Polski MSZ zwraca uwagę na tę różnicę w odpowiedziach na częste pytania: w opisanym tam przypadku poświadczenie dotyczy zgodności kopii z oryginałem, a przydatność tej formy należy sprawdzić w kraju przeznaczenia.

Odbiorcy możesz zadać wprost takie pytanie:

Czy przyjmują Państwo kopię poświadczoną notarialnie z apostille na poświadczeniu notariusza, czy wymagają Państwo apostille na dokumencie źródłowym?

Takie wyjaśnienie pozwala uzgodnić właściwy wariant przed wizytą u notariusza.

Pięć sytuacji: co zrobić z apostille i tłumaczeniem

Następny krok zależy od tego, co jest już przygotowane i czego dokładnie wymaga odbiorca. Znajdź swoją sytuację w tabeli i zacznij od wskazanego ustalenia.

Jeśli tłumaczenie jest już gotowe, zacznij kontakt z biurem od opisania, co się zmieniło. Pokaż wymaganie instytucji oraz dotychczasowy przekład. Pozwoli to omówić konkretną pracę, która jeszcze pozostała.

Czy po uzyskaniu apostille trzeba tłumaczyć dokument od nowa

Samo dodanie apostille nie oznacza, że trzeba ponownie wykonać całe tłumaczenie. Najpierw sprawdź, czy można wykorzystać gotowy tekst i jak przygotować brakującą część.

Jeśli chodzi wyłącznie o nowe adnotacje, zapytaj tłumacza o możliwość uzupełnienia. Ustal, jak będzie ono powiązane z pierwotnym tłumaczeniem i czy odbiorca przyjmie taki komplet. Nie zakładaj z góry, że wystarczy przekład jednej osobnej kartki.

Inny wynik może być potrzebny, jeśli:

• instytucja wymaga innej formy poświadczenia tłumaczenia;
• przekład wykonano z kopii, a do złożenia potrzebne jest tłumaczenie z okazanego oryginału;
• dokument źródłowy zastąpiono nowym egzemplarzem;
• posiadane tłumaczenie nie spełnia wymagań dotyczących języka lub zakresu.

Przekaż wykonawcy dokładną uwagę odbiorcy. Stwierdzenie „tłumaczenie nie pasuje” nie wyjaśnia, co należy poprawić.

Nie dopisuj samodzielnie tekstu, nie wymieniaj stron ani nie dołączaj kartek do poświadczonego przekładu. Sposób jego przygotowania uzgodnij z tłumaczem.

Tłumaczenie ze skanu a tłumaczenie z oryginału: co sprawdzić

Wysłanie skanu do wyceny i otrzymanie tłumaczenia z okazanego oryginału to różne zadania. Sprawdź, jaki materiał źródłowy wskazano w poświadczeniu twojego przekładu.

W Polsce art. 18 ust. 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego przewiduje wskazanie, czy przekład sporządzono z oryginału, tłumaczenia czy odpisu, oraz informacji o poświadczeniu materiału źródłowego.

Zacznij więc od formuły poświadczającej w gotowym tłumaczeniu. Następnie porównaj ją z wymaganiem instytucji: czy trzeba okazać oryginał i wykonać przekład właśnie z niego?

Jeśli taki warunek istnieje, pokaż go tłumaczowi i zapytaj o przygotowanie odpowiedniego wyniku. Sam fakt pracy ze skanu nie pozwala stwierdzić, że przekład na pewno nie nadaje się do żadnej procedury.

Przy pierwszym kontakcie z biurem możesz przesłać obrazy dokumentów i opisać zadanie. Konieczność okazania oryginału uzgodnij przed przygotowaniem ostatecznego tłumaczenia.

Jak sprawdzić, czy w Polsce przyjmą tłumaczenie z zagranicznym poświadczeniem notarialnym

Pokaż odbiorcy gotowe tłumaczenie i ustal, czy spełnia wymagania twojej procedury. Sama nazwa „tłumaczenie notarialne” nie wystarcza do udzielenia odpowiedzi.

W Polsce używa się terminu tłumaczenie przysięgłe. Sporządza je i poświadcza tłumacz przysięgły w granicach ustawowych uprawnień. Status tego zawodu reguluje polska ustawa. Zagraniczne poświadczenie notarialne nie oznacza automatycznie tego samego.

Przy zagranicznym tłumaczeniu mogą różnić się wykonawca, sposób poświadczenia i język. Dlatego przed ponownym zamówieniem zapytaj instytucję:

• czy język posiadanego przekładu jest odpowiedni;
• czy przyjmuje ten sposób poświadczenia;
• czy potrzebuje tłumaczenia polskiego tłumacza przysięgłego;
• czy wymaga okazania oryginału;
• czy przetłumaczono wszystkie potrzebne części dokumentu.

Jeśli komplet nie jest przyjmowany, poproś o konkretny powód. Wtedy będzie wiadomo, czy zamówić inny przekład, czy problem dotyczy tylko jednej części przygotowania.

Czy trzeba tłumaczyć samą apostille

Tłumaczenie nie jest warunkiem uznania apostille na podstawie konwencji haskiej. Pozostają jednak wymagania dotyczące języka samego dokumentu. Te dwie kwestie trzeba rozpatrywać osobno.

W punktach 304–305 podręcznika HCCH dotyczącego stosowania konwencji wyjaśniono, że apostille nie można odrzucić ze względu na język jej sporządzenia lub brak jej tłumaczenia. Instytucja może jednak wymagać przekładu dokumentu źródłowego zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Ogólna rada „apostille zawsze trzeba tłumaczyć” nie daje więc dokładnej odpowiedzi dla twojej sprawy. Równie niewystarczające jest stwierdzenie, że apostille zwalnia z tłumaczenia dokumentu.

Jeżeli odbiorca prosi o tłumaczenie kompletu wraz z adnotacjami, ustal zakres i podstawę tego wymagania. Jeśli przekład apostille nazwano obowiązkowym warunkiem uznania samego poświadczenia, poproś o wyjaśnienie wymogu z uwzględnieniem konwencji.

Jak uzgodnić wymagania dotyczące dokumentów na piśmie

Wyślij odbiorcy jedno zapytanie z opisem dokumentu, gotowego tłumaczenia i planowanej procedury. Otrzymasz wtedy odpowiedź dotyczącą własnego kompletu, a nie ogólną poradę.

Możesz skorzystać z tego wzoru:

Dzień dobry!

W celu [nazwa procedury] zamierzam złożyć [rodzaj dokumentu], wydany w [kraj] przez [nazwa organu].

Obecnie mam [oryginał / poświadczoną kopię / tłumaczenie]. Tłumaczenie wykonano [z oryginału / kopii / skanu — zgodnie z formułą poświadczającą]. Apostille [jest już uzyskana / jeszcze nie ma].

Proszę o potwierdzenie:

1. Czy ten dokument wymaga apostille w tej procedurze?
2. Na czym ma się znaleźć: dokumencie źródłowym, kopii notarialnej czy tłumaczeniu?
3. Na jaki język potrzebne jest tłumaczenie i kto powinien je poświadczyć?
4. Które strony, załączniki i adnotacje trzeba przetłumaczyć?
5. W jakiej formie należy przedstawić komplet?
6. Jeżeli apostille zostanie dodana po wykonaniu przekładu, czy dopuszczalne jest uzupełnienie, czy trzeba zamówić nowe tłumaczenie?

W miarę możliwości proszę o link do obowiązujących wymagań.

Dziękuję!

Przekaż otrzymaną odpowiedź tłumaczowi przed rozpoczęciem pracy. Jeśli później zmieni się dokument, instytucja lub cel złożenia, sprawdź wymagania ponownie.

Co sprawdzić przed zamówieniem apostille i tłumaczenia

Łatwiej zamówić usługę, gdy wiesz, jaki komplet i jaka kolejność są wymagane. Sprawdź, czy możesz potwierdzić każdy punkt:

• Wiem, gdzie i w jakiej sprawie składam dokument.
• Ustalono, czy apostille jest potrzebna i na jakim dokumencie.
• Uzgodniono język i formę poświadczenia tłumaczenia.
• Wiadomo, czy do wykonania zlecenia potrzebny jest oryginał.
• Określono, które strony i adnotacje mają znaleźć się w przekładzie.
• Jeśli tłumaczenie jest gotowe, ustalono możliwość jego wykorzystania lub uzupełnienia.

Pytania dotyczące uzyskania poświadczenia możesz omówić w ramach usługi apostille. W pierwszej wiadomości podaj rodzaj dokumentu, kraj wydania i złożenia oraz to, co zostało już przygotowane.

Pomożemy uzgodnić tłumaczenie twojego kompletu dokumentów

Jeśli nie wiesz, co zrobić z gotowym tłumaczeniem, skontaktuj się z Translate Service. Pokaż dokument, dotychczasowy przekład i wymagania odbiorcy. Ustalimy zakres pracy i odpowiedni sposób przygotowania.

Nie musisz z góry wybierać między „przetłumaczyć tylko apostille” a „zrobić wszystko od nowa”. Najpierw ustalimy, jaki wynik jest potrzebny w twojej sprawie.

O autorce

Karolina Bałabon

Tłumacz przysięgły języka rosyjskiego

Związana z branżą tłumaczeniową od 2000 roku, tłumaczka przysięgła języka rosyjskiego od 2006 roku. Ukończyła lingwistykę stosowaną na Uniwersytecie Warszawskim.

Specjalizuje się w tłumaczeniach prawnych, sądowych i notarialnych. Pracuje z językami rosyjskim, ukraińskim, polskim i angielskim oraz zajmuje się zagadnieniami apostille, legalizacji i przygotowania dokumentów zagranicznych do użytku w Polsce.

Więcej o ekspertce →