Для перевірки апостиля потрібні відомості про його видачу. Підтвердження надає орган, який оформив засвідчення. Знадобляться реквізити й сам документ: потрібно з’ясувати, якого примірника стосується апостиль. Наявність QR-коду або знайомий вигляд печатки самі собою не підтверджують справжності. Відсутність запису у знайденому сервісі також сама собою не означає підробки.
Коли онлайн-перевірка не дає зрозумілого результату, спершу подивіться, які засвідчення охоплює сервіс. Якщо причина залишилася невідомою, зверніться до органу видачі. Приклад листа є в розділі про розбіжності.
Після підтвердження відомостей про апостиль у Translate Service можна замовити переклад документа для подання. Якщо відповідь реєстру незрозуміла, допоможемо сформулювати запит до органу, який видав апостиль.
Що саме потрібно перевірити
Запит про видачу апостиля надсилають органу, який його оформив. Питання про справжність вихідного документа чи визнання освіти мають своїх адресатів і процедури перевірки.
Наприклад, університет просить підтвердити рівень освіти. Пошук номера апостиля не розв’яже цього питання повністю. А розбіжність у даті самого засвідчення потрібно з’ясовувати з органом, який його видав.
Справжність документа сама собою не означає, що комплект уже можна подавати. Одержувач може вимагати іншу мову, певний вид примірника чи додаткові сторінки.
Що саме потрібно перевірити
Що потрібно з’ясувати
Де шукати відповідь
Хто підтвердить видачу апостиля?
Орган, назва якого зазначена в засвідченні
Як з’ясувати, до якого документа додано апостиль?
Порівняйте реквізити засвідчення з документом і огляньте з’єднання всіх сторінок комплекту.
Де перевірити справжність вихідного документа?
В установі, яка його видала. Спосіб перевірки залежить від відповідної процедури.
Чи визнається освіта?
У вимогах обраної процедури визнання освіти
Чи приймуть весь комплект?
У письмових вимогах конкретного одержувача
Як знайти орган видачі
Країну й назву органу зазначено на апостилі. За ними можна знайти установу незалежно від посилання, надісланого посередником, або адреси, закодованої в QR-коді.
В офіційному розділі HCCH про апостиль є перелік компетентних органів за країнами. Назву в засвідченні можна порівняти з переліком, а потім знайти сайт самої установи. Надіслане посилання може допомогти в пошуку, проте його також потрібно перевірити.
HCCH публікує відомості про систему, але не видає й не перевіряє окремі апостилі. Запит щодо конкретного засвідчення надсилають компетентному органу, який його видав. Єдиного міжнародного реєстру всіх апостилів немає.
Якщо назву установи на фото неможливо прочитати, попросіть якісніше зображення або доступ до документів. Самої емблеми недостатньо, щоб визначити адресата запиту.
Номер документа й номер апостиля
Вихідний документ і апостиль можуть мати різні номери, дати та підписантів. Перед порівнянням двох значень з’ясуйте, з яких полів їх узято й чого вони стосуються.
Цей поділ видно у зразку засвідчення HCCH. Одні поля описують особу, яка підписала вихідний документ, інші стосуються видачі апостиля. Тому ім’я підписанта документа не обов’язково збігатиметься з ім’ям посадової особи, яка оформила засвідчення.
Для звірки зручно виписати чотири групи відомостей:
Країна, зазначена в апостилі, та вихідний документ.
Підпис, який засвідчують: ім’я підписанта, його посада та позначення печатки або штампа на документі.
Видача апостиля: місце, дата, орган, номер, підпис і печатка самого засвідчення.
Місце розміщення апостиля та примірник, якого він стосується.
Такий запис допоможе порівняти дані з відповіддю установи. Шрифт і схожа печатка самі собою не замінюють підтвердження органу видачі.
Якщо апостиль на окремому аркуші
З фотографії одного аркуша з апостилем може бути незрозуміло, до якого примірника його прикріпили. Для перевірки потрібен повний комплект, зокрема місце з’єднання сторінок.
Статті 4 і 7 Гаазької конвенції описують розміщення апостиля на документі або прикріпленому аркуші та облік виданих засвідчень. На запит зацікавленої особи орган видачі звіряє відомості засвідчення з даними, внесеними під час видачі.
Якщо у вас лише скан однієї сторінки, попросіть зображення решти сторінок комплекту та їхнього з’єднання. Аркуш з апостилем має залишатися при документі: не відокремлюйте його для сканування й не переносьте на інший примірник.
Коли незрозуміло, як з’єднано документи, опишіть це установі окремо. Зазначте, які сторінки доступні, що видно в місці кріплення та чого не вдалося з’ясувати. Сам збіг номера засвідчення цього питання не розв’язує.
Як зрозуміти відповідь онлайн-реєстру
Сервіс може містити записи лише певних органів, видів засвідчень або періодів видачі. Перед пошуком номера варто з’ясувати, які випадки він охоплює. Інакше буде складно зрозуміти причину відсутності запису.
Переходьте до сервісу за посиланням з офіційного сайту органу видачі. В інструкції зазначено потрібні реквізити, формат дати й можливі обмеження за періодом.
Наприклад, НАІС описує український Електронний реєстр апостилів. Перш ніж шукати в ньому свій документ, перевірте, чи охоплює він потрібний орган і вид засвідчення. Національний реєстр не є міжнародним пошуком усіх апостилів.
Відсутності запису недостатньо, щоб зробити висновок про підробку. Можливо, введено дані з іншого поля, обрано інший орган або засвідчення не входить до охоплення цього реєстру. Причину потрібно з’ясувати для вашого документа.
Незрозумілу відповідь сервісу збережіть і передайте органу видачі разом з описом пошуку: яке поле перевіряли та в чому саме виявилася розбіжність.
Як зрозуміти відповідь онлайн-реєстру
Результат
Що робити далі
Відомості збіглися
Занотуйте, які реквізити підтверджено. Окремо перевірте зв’язок із документом та вимоги одержувача.
Запис не знайдено
Звірте введені дані із засвідченням і перевірте охоплення реєстру. Якщо відповідь усе ще незрозуміла, зверніться до органу видачі.
Сервіс не працює або його не вдалося знайти
Знайдіть контакт установи на офіційному сайті й запитайте про доступний спосіб перевірки.
Номер або дата різняться
Переконайтеся, що не порівнюєте реквізити вихідного документа з реквізитами апостиля. Опишіть точну розбіжність.
Є лише скан
З’ясуйте, у якій формі видали засвідчення, і попросіть відсутні відомості про комплект.
Електронний апостиль, реєстр і PDF
PDF може бути звичайним сканом паперового документа. Сам формат файла ще не свідчить, що перед вами електронний апостиль.
e-Apostille видають в електронній формі. e-Register слугує для перевірки відомостей про засвідчення. У реєстрі може бути запис про паперовий апостиль; від цього паперовий примірник не стає електронним оригіналом. За одним сканом теж не завжди можна встановити початкову форму видачі.
Доступні рішення перелічено в таблиці впровадження e-APP HCCH. Після неї варто перевірити актуальні відомості обраної установи. Наявність електронного реєстру не означає, що той самий орган видає e-Apostille.
Електронний оригінал варто зберігати саме тим файлом, який ви отримали, разом із супровідними відомостями. Знімок екрана й роздруківка не передають усіх властивостей електронного підпису. Як його перевірити, уточніть в органу видачі.
Що написати, якщо дані різняться
Установі потрібне точне запитання про помічену розбіжність. Перед зверненням порівняйте назви полів, з яких узято дані. У нотатці вкажіть, коли та через який офіційний сервіс або інший канал їх перевіряли. Додайте результат і точний текст помилки чи пояснення, якщо вони з’явилися.
Приклад повідомлення:
Добрий день!
Звертаюся щодо апостиля № [номер] від [дата], який [орган] видав для [вид документа]. Прошу підтвердити відомості про його видачу.
Перевірка через [офіційний сервіс або інший канал] дала такий результат: [точна розбіжність або повідомлення про відсутність запису].
Чи можна цим способом перевірити засвідчення такого виду й періоду видачі? Прошу також пояснити, як підтвердити відомості про апостиль і його зв’язок із документом.
Дякую.
Такий лист описує спостережуваний факт без звинувачення в підробці. Підготуйте його відповідною для адресата мовою. Контакт установи знайдіть незалежно на офіційному сайті. Повні документи й персональні відомості передавайте офіційним каналом і лише в обсязі, потрібному для відповіді.
Що перевірити перед поданням
Результат пошуку стосується тих відомостей, які вдалося звірити. До подання документів треба ще з’ясувати вимоги одержувача. Який примірник він приймає? Чи потрібен переклад і чи є в комплекті всі необхідні сторінки?
У FAQ NAWA пояснено межі засвідчення. Апостиль не підтверджує всю інформацію про кваліфікацію. Він також не замінює рішення про визнання освіти чи результат іншої процедури.
Якщо переклад уже готовий, а апостиль отримано пізніше, варто з’ясувати, чи треба перекласти й нові відмітки. Детальніше цей випадок описано в статті про порядок апостиля та перекладу.
Що зберегти після перевірки
Із запису має бути зрозуміло, що підтвердилося та на які запитання ще потрібна відповідь. Ці відомості стануть у пригоді під час наступного звернення до установи або бюро.
Країна й орган, який видав апостиль.
Дата та номер апостиля окремо від реквізитів вихідного документа.
Назва документа й вид доступного примірника.
Офіційний спосіб перевірки та його заявлене охоплення.
Відомості, які збіглися, різняться або не знайдені в реєстрі.
Невирішене питання щодо зв’язку апостиля з документом, якщо воно є.
Наступна дія, адресат запиту й відповідь одержувача щодо вимог.
З одного слова «перевірено» незрозуміло, чи порівнювали номер, переглядали весь комплект або отримали відповідь органу. Запис про межі перевірки допоможе не сприйняти часткове підтвердження як остаточну відповідь щодо всього подання.
Переклад і підготовка документів
До Translate Service можна звернутися з описом документа, країною його використання та результатом перевірки. Обговоримо переклад і підготовку комплекту, допоможемо визначити запитання до одержувача. Розбіжності у відомостях про видачу апостиля потрібно з’ясовувати з компетентним органом: саме він підтверджує ці відомості.
Про авторку
Karolina Bałabon
Присяжний перекладач російської мови
Працює у сфері перекладів з 2000 року, присяжна перекладачка російської мови з 2006 року. Закінчила прикладну лінгвістику у Варшавському університеті.
Спеціалізується на юридичних, судових і нотаріальних перекладах. Працює з російською, українською, польською та англійською мовами, а також займається питаннями апостиля, легалізації та підготовки іноземних документів для використання в Польщі.
