O potwierdzenie wydania apostille możesz zwrócić się do organu wskazanego na poświadczeniu. Do porównania potrzebne będą dane poświadczenia i dokument, którego ono dotyczy. Trzeba również ustalić, z jakim egzemplarzem połączono apostille. Kod QR ani wygląd pieczęci nie rozstrzygają o autentyczności. Brak wyniku w wyszukiwarce także wymaga wyjaśnienia.
Gdy serwis niczego nie znajduje lub wyświetla niejasny komunikat, zajrzyj do opisu jego działania. Czy obejmuje twój rodzaj poświadczenia i datę wydania? Jeśli to nie wyjaśnia wyniku, pozostaje zapytanie do organu. Przykład takiej wiadomości zamieściliśmy w części o rozbieżnościach.
Po potwierdzeniu danych dotyczących apostille możesz zamówić w Translate Service tłumaczenie dokumentu do złożenia w instytucji. Jeśli odpowiedź rejestru jest niejasna, pomożemy napisać zapytanie do organu, który wydał poświadczenie.
Co chcesz potwierdzić
O wydanie apostille pytasz organ, który je wystawił. Prawdziwość treści dyplomu trzeba wyjaśnić z instytucją, która wydała dyplom. Adresata zapytania dobierz do tego, co chcesz potwierdzić.
Gdy uczelnia potrzebuje potwierdzenia poziomu wykształcenia, sam numer apostille nie rozwiąże sprawy. Z kolei różnicę w dacie samego poświadczenia wyjaśnia się z organem, który je wydał.
Nawet autentyczny dokument może wymagać uzupełnienia przed złożeniem. Odbiorca określa wymagany język, rodzaj egzemplarza i strony, które mają znaleźć się w komplecie.
Co chcesz potwierdzić
Pytanie
Gdzie szukać odpowiedzi
Kto potwierdzi wydanie apostille?
Organ wymieniony na poświadczeniu
Jak ustalić, do którego dokumentu dołączono apostille?
Porównaj dane poświadczenia z dokumentem i obejrzyj połączenie wszystkich stron kompletu.
Gdzie wyjaśnić autentyczność dokumentu źródłowego?
W instytucji, która wystawiła dokument. Sposób sprawdzenia zależy od właściwej procedury.
Jak ustalić, czy wykształcenie będzie uznane?
Według wymagań procedury uznawania wykształcenia, z której korzystasz
Czy przygotowane dokumenty wystarczą do złożenia?
W pisemnych wymaganiach konkretnego odbiorcy
Gdzie znaleźć organ, który wydał apostille
Na poświadczeniu podano kraj i nazwę organu. Te dane pozwalają odnaleźć urząd niezależnie od linku otrzymanego od pośrednika lub adresu ukrytego pod kodem QR.
W oficjalnej sekcji HCCH o apostille znajduje się wykaz właściwych organów dla poszczególnych krajów. Nazwę z poświadczenia można porównać z wykazem, a następnie ze stroną samego urzędu. Przesłany link bywa pomocny, ale jego wiarygodność również trzeba sprawdzić.
HCCH udostępnia informacje o systemie. Nie wydaje ani nie sprawdza poszczególnych apostille. Zapytanie o twój dokument powinno trafić do właściwego organu wydającego; nie ma jednego międzynarodowego rejestru wszystkich apostille.
Jeżeli nazwa urzędu na zdjęciu jest nieczytelna, potrzebujesz lepszego ujęcia lub dostępu do dokumentów. Samo godło nie wystarczy, by ustalić adresata zapytania.
Numer dokumentu i numer apostille
Dyplom czy akt urzędowy ma własne dane. Apostille może mieć inny numer, datę i podpis. Przed porównaniem dwóch wartości trzeba ustalić, do czego odnoszą się pola, z których je odczytujesz.
Wzór poświadczenia HCCH pokazuje ten podział: część pól opisuje osobę, która podpisała dokument źródłowy, a pozostałe dotyczą wydania apostille. Dlatego nazwisko podpisującego dokument nie musi być nazwiskiem urzędnika, który wystawił poświadczenie.
Przy odczytywaniu kompletu przydadzą się cztery grupy informacji:
Kraj wskazany w apostille oraz dokument, do którego je dołączono.
Osoba, której podpis poświadczono: jej nazwisko, funkcja oraz oznaczenie pieczęci lub stempla na dokumencie.
Dane samego apostille: miejsce i data wydania, organ, numer, podpis oraz pieczęć poświadczenia.
Miejsce umieszczenia apostille i egzemplarz, którego ono dotyczy.
Taki zapis ułatwia porównanie danych z odpowiedzią urzędu. Ocena czcionki lub podobieństwa pieczęci nie zastępuje potwierdzenia przez organ wydający.
Apostille na osobnej karcie
Zdjęcie samej karty z apostille może nie pokazywać, do jakiego egzemplarza ją dołączono. Przy sprawdzaniu potrzebny jest cały komplet, także miejsce połączenia stron.
Art. 4 i 7 konwencji haskiej opisują umieszczenie apostille na dokumencie albo dołączonej karcie oraz ewidencję wydanych poświadczeń. Organ wydający porównuje dane poświadczenia z ewidencją na wniosek osoby zainteresowanej.
Jeśli masz tylko skan jednej strony, poproś o zdjęcia lub skany pozostałych stron i ich połączenia. Karta powinna pozostać przy dokumencie. Nie odłączaj jej do skanowania ani nie mocuj do innego egzemplarza.
Gdy powiązanie karty z dokumentem budzi wątpliwość, w zapytaniu do urzędu opisz, które strony masz i co widać w miejscu ich połączenia. Wskaż też brakujące informacje. Zgodny numer poświadczenia sam nie wyjaśni tej wątpliwości.
Co oznacza wynik wyszukiwania w rejestrze
Rejestr może obejmować tylko określone organy, rodzaje poświadczeń albo okresy wydania. Jego zakres warto poznać przed wpisaniem numeru. W przeciwnym razie trudno ocenić, dlaczego wyszukiwarka niczego nie znalazła.
Do serwisu przejdź z oficjalnej strony organu wydającego. W instrukcji znajdziesz wymagane dane, format daty i ewentualne ograniczenia dotyczące okresu wydania.
Brak wpisu nie wystarcza do stwierdzenia fałszerstwa. Powodem może być użycie danych z innego pola, wybranie niewłaściwego organu albo szukanie poświadczenia, którego dany rejestr nie obejmuje. Przyczynę trzeba wyjaśnić dla konkretnego dokumentu.
Niejasny komunikat najlepiej zachować i przekazać organowi wydającemu wraz z opisem wyszukiwania: jakie pole sprawdzano i co dokładnie się nie zgadza.
Co oznacza wynik wyszukiwania w rejestrze
Wynik sprawdzenia
Dalsze postępowanie
Wpis potwierdza podane dane
Zapisz, co udało się potwierdzić. Powiązanie apostille z dokumentem oraz wymagania odbiorcy trzeba ustalić osobno.
Wyszukiwarka nie znalazła wpisu
Wróć do danych na poświadczeniu i opisu rejestru: czy wpisano właściwe wartości i czy serwis obejmuje ten przypadek? Jeśli wynik pozostaje niejasny, zapytaj organ wydający.
Nie ma dostępu do serwisu lub nie udało się go odnaleźć
Na oficjalnej stronie organu znajdziesz kontakt. Zapytaj, jak w tej sytuacji można sprawdzić poświadczenie.
Numer lub data są inne
Zobacz, z którego dokumentu pochodzą porównywane dane. Numer i data dokumentu źródłowego mogą być inne niż dane apostille. Opisz dokładną różnicę.
Masz wyłącznie skan
Ustal, w jakiej formie wydano poświadczenie, i poproś o brakujące informacje o komplecie.
Plik, elektroniczne apostille i wpis w rejestrze
Plik PDF może być skanem papierowego dokumentu. Sam format pliku nie świadczy o tym, że otrzymujesz elektroniczne apostille.
e-Apostille to poświadczenie wydane przez organ w formie elektronicznej. e-Register służy do sprawdzania danych poświadczeń. W takim rejestrze może znajdować się wpis dotyczący papierowego apostille; wpis nie zmienia papierowego egzemplarza w elektroniczny oryginał. Ze skanu również nie zawsze da się ustalić pierwotną formę wydania.
Dostępne rozwiązania zestawiono w dokumencie Tabela wdrożenia e-APP HCCH. Potem trzeba jeszcze zajrzeć do aktualnych informacji danego organu. Udostępnienie rejestru nie oznacza automatycznie, że ten sam organ wydaje e-Apostille.
Elektroniczny oryginał zachowaj razem z informacjami, które mu towarzyszyły. Zrzut ekranu ani wydruk nie zachowują wszystkich właściwości podpisu elektronicznego. O sposób jego sprawdzenia zapytaj organ wydający.
Wiadomość do organu wydającego
Do urzędu warto napisać, co dokładnie się nie zgadza. Przed wysłaniem wiadomości porównaj nazwy pól, z których pochodzą dane. Zanotuj też, kiedy i przez jaki oficjalny serwis lub inny kanał wykonano sprawdzenie. Przyda się uzyskany wynik oraz treść błędu, jeśli się pojawił.
Przykładowa wiadomość:
Dzień dobry,
piszę w sprawie apostille nr [numer] z dnia [data], wydanego przez [organ] dla [rodzaj dokumentu]. Proszę o potwierdzenie danych tego poświadczenia.
Sprawdzenie przez [oficjalny serwis lub inny kanał] dało następujący wynik: [dokładny opis rozbieżności albo komunikat o braku wpisu].
Czy można w ten sposób sprawdzić poświadczenia tego rodzaju i z tego okresu? Proszę również o informację, jak potwierdzić dane apostille i jego powiązanie z dokumentem.
Dziękuję.
Wiadomość opisuje wynik sprawdzenia, bez zarzutu fałszerstwa. Jej język dobierz do urzędu, do którego piszesz. Dane kontaktowe urzędu znajdź niezależnie na oficjalnej stronie. Pełne dokumenty i dane osobowe przekazuj oficjalnym kanałem, tylko w zakresie potrzebnym do uzyskania odpowiedzi.
Po potwierdzeniu danych apostille
Zgodny wpis potwierdza te dane, które objęło sprawdzenie. Przed złożeniem dokumentów zapytaj jeszcze odbiorcę o wymagany egzemplarz i tłumaczenie. Trzeba też upewnić się, że otrzyma wszystkie potrzebne strony.
NAWA w swoim FAQ opisuje zakres poświadczenia. Apostille nie obejmuje potwierdzenia wszystkich informacji o kwalifikacjach. Nie zastępuje też decyzji o uznaniu wykształcenia ani rozstrzygnięcia w innej procedurze.
Jeżeli apostille dołączono do dokumentu już po wykonaniu przekładu, zapytaj o tłumaczenie nowych adnotacji. W artykule o kolejności apostille i tłumaczenia opisujemy, kiedy gotowy przekład wymaga uzupełnienia.
Co zanotować po sprawdzeniu
Z notatki powinno wynikać, co udało się potwierdzić, a co wymaga jeszcze odpowiedzi. Przy kolejnym kontakcie z urzędem lub biurem wystarczy wrócić do tych ustaleń.
Kraj i organ, który wydał apostille.
Data oraz numer apostille, zapisane osobno od danych dokumentu źródłowego.
Nazwa dokumentu i rodzaj dostępnego egzemplarza.
Oficjalny sposób sprawdzenia i jego zakres.
Dane zgodne, różniące się lub nieodnalezione w rejestrze.
Niewyjaśnione powiązanie apostille z dokumentem, jeśli taka wątpliwość pozostała.
Dalsza czynność, adresat zapytania oraz odpowiedź odbiorcy dotycząca wymagań.
Samo słowo „sprawdzono” nie mówi, czy porównano numer, obejrzano cały komplet, czy uzyskano odpowiedź urzędu. Zapisanie zakresu sprawdzenia pozwala uniknąć uznania częściowej odpowiedzi za potwierdzenie wszystkich dokumentów.
Tłumaczenie i przygotowanie kompletu
Do Translate Service możesz zwrócić się z opisem dokumentu, krajem jego użycia i wynikiem sprawdzenia. Omówimy tłumaczenie oraz przygotowanie kompletu i pomożemy ustalić, o co jeszcze zapytać odbiorcę. Rozbieżności w danych wydania apostille wymagają odpowiedzi właściwego organu; to do niego należy potwierdzenie tych informacji.
O autorce
Karolina Bałabon
Tłumacz przysięgły języka rosyjskiego
Związana z branżą tłumaczeniową od 2000 roku, tłumaczka przysięgła języka rosyjskiego od 2006 roku. Ukończyła lingwistykę stosowaną na Uniwersytecie Warszawskim.
Specjalizuje się w tłumaczeniach prawnych, sądowych i notarialnych. Pracuje z językami rosyjskim, ukraińskim, polskim i angielskim oraz zajmuje się zagadnieniami apostille, legalizacji i przygotowania dokumentów zagranicznych do użytku w Polsce.
